Le indagini evidenziano che le persone spendono circa 2/3 del loro tempo di lavoro per comunicare e collaborare con altre persone. Nonostante tutto, anche in Italia, il modo di lavorare sta cambiando, le attività sono spesso svolte a distanza e, soprattutto, in team.

Vi sono ancora importanti sfide da affrontare, sfide che riguardano i seguenti aspetti:

• Il nuovo modo di lavorare è centrato sulle esigenze dell’individuo e del team,
• I team di lavoro sono spesso lontani, non omogenei come esperienza e competenza,
• Le persone chiedono di usare strumenti integrati e funzionali in ufficio, a casa e in mobilità,
• I modelli di collaborazione richiedono un’adeguata attenzione su sicurezza e privacy,
• E’ necessario ridurre il carico di informazioni mediante soluzioni che filtrino e assegnino priorità.

Più in particolare, per le attività dei team di lavoro sembra che le difficoltà si incontrino soprattutto a causa di questi fattori (in ordine di importanza):

• carenza nella comunicazione diretta,
• ostacoli all’accessibilità delle informazioni e dei dati,
• scarsa visibilità sulle attività di colleghi e collaboratori.

Per avere organizzazioni efficaci e costruite sui team di lavoro vincenti si suggeriscono le seguenti attenzioni:

• bilanciare sempre gli aspetti generali con quelli personali, ovvero definire regole di base comuni nell’organizzazione del lavoro, ma indicare anche le linee di comportamento riguardanti ciascun componente del team;
• cercare di comunicare, anziché controllare, attraverso la tenuta di un colloquio costante si mantengono impegnate le persone con un impatto positivo sia sui risultati delle attività che sui costi;
• valorizzare l'interazione diretta, ovvero fare in modo che gli incontri on-line e off-line possano aumentare l'affiatamento tra i componenti dei gruppi;
• impiegare tutti gli strumenti motivazionali disponibili, cioè usare non solo gli apprezzamenti verbali, ma le più ampie pratiche di riconoscimento;
• gestire i carichi di lavoro del team mediante l’assegnazione di compiti specifici e mirati, per rendere più semplice la comprensione, l’esecuzione e il controllo delle attività;
• fare in modo che i team siano composti da personale con esperienza variegata e da una significativa presenza femminile, in quanto la donna ha più esperienza sul come organizzarsi per bilanciare il tempo dedicato alla vita privata con quello dedicato al lavoro;
• promuovere la condivisione come consuetudine lavorativa, ovvero fare in modo che le informazioni e i dati non siano gestiti entro silos personali e che si possa dare visibilità al lavoro del team nel suo insieme;
• essere il più possibile creativi, ovvero forzarsi di stimolare e condividere idee, per creare nuova conoscenza grazie all’intelligenza collettiva del team.

Ora, rileggendo le considerazioni sopra riportate, ci rendiamo conto che per l'Italia i salti culturali da affrontare sono diversi.
Infatti, partiamo da uno stato dell’arte, ove il collaboratore ancora considera il lavoro a distanza come un rischio di delocalizzazione, di allontanamento dall’ufficio, mentre l’imprenditore lo ritiene essenzialmente una possibilità per abbattere i costi (stipendi, formazione, affitto immobili, ecc..).
Ed entrambi questi due attori fanno molta fatica a spostare la loro ottica sulla responsabilizzazione e sul lavoro per obiettivi, e non per tempo lavorato.

Forse, un modo per promuovere tale cambiamento può essere quello di realizzare organizzazioni sempre più caratterizzate da gruppi di lavoro.