Il contesto comprende le "precondizioni" o l'ambiente sociale in cui la collaborazione si svolge. Ci concentreremo su tre aspetti in particolare: la cultura, le persone e lo scopo dell'attività collaborativa.

Premessa
Definizione di collaborazione: "un'attività in cui due o più individui (o gruppi) lavorano insieme in modo interattivo, condividendo la conoscenza per creare valore ben oltre ciò che nessuno di loro avrebbe potuto produrre da solo".
Altre definizione: "interazione multicanale abilitata su qualunque terminale, in ufficio o in mobilità, per far leva sull'intelligenza collettiva".

All'interno delle tre dimensioni di contesto - cultura, persone e scopo - per garantire il successo delle attività di collaborazione devono essere presenti quattro elementi di base: 1) un obiettivo interessante e condiviso (scopo);
2) le persone con competenze idonee, importanti per raggiungere risultati di successo;
3) un processo formale che sia compreso e accettato da tutti i partecipanti;
4) il rispetto reciproco, la tolleranza e la fiducia.

La cultura
La cultura aziendale è un fenomeno complesso e molto analizzato. Per i nostri scopi, si pensa alla cultura semplicemente come "il modo in cui si fanno le cose in azienda", la somma di convinzioni, valori e norme circa i comportamenti (e gli atteggiamenti) che sono accettabili in una particolare organizzazione.

La cultura crea un contesto per i comportamenti e gli atteggiamenti individuali; inoltre la cultura influenza le azioni del gruppo. Una cultura "forte" di solito limita le attività individuali all'interno di una gamma ristretta di ciò che è considerato "accettabile". Naturalmente, tale vincolo può avere conseguenze positive e negative.
Quando i valori e i benefici della cultura di un'organizzazione seguono i seguenti comportamenti e convinzioni, allora la collaborazione è molto più probabile che produca risultati significativi:

• valorizzare i contributi di ogni individuo;
• cercare il compromesso;
• valorizzare sincerità, apertura e onestà;
• raggiungere obiettivi significativi a costi ragionevoli;
• condividere i frutti del successo;
• trattare tutti allo stesso modo e con rispetto;
• premiare creatività e innovazione;
• puntare sulla velocità del processo decisionale;
• stabilire e mantenere relazioni con i colleghi.

Le persone
Ma la cultura organizzativa fornisce solo i limiti entro cui gli individui operano; non tutti possono condividere pienamente un ideale culturale. Nel considerare le persone che partecipano ad una particolare attività in collaborazione, occorre concentrarsi sulle loro competenze e sui rapporti preesistenti con gli altri partecipanti coinvolti.

Iniziate ponendovi alcune domande:

• Chi è coinvolto nell'esperienza collaborativa?
• I partecipanti si conoscono già?
• Quanto si sentono bene gli uni con gli altri?
• Le diverse parti condividono un obiettivo comune?
• In caso contrario, ci sono obiettivi individuali che sono complementari o non si escludono a vicenda?

Le competenze di collaboratori che operano efficacemente debbono comprendere:

• chiarezza sugli obiettivi e le esigenze;
• ragionevole patrocinio, ovvero capacità di esprimere un punto di vista e promuovere un risultato specifico, senza inimicarsi gli altri;
• compromesso senza cedimento;
• ascolto sia per gli aspetti sentimentali che per il contenuto;
• empatia, entrare dentro gli altri nella testa e nel cuore;
• possibilità di definire un risultato comune che ispirerà l'azione;
• capacità di vivere quanto accaduto e di immaginare le condizioni future.

Lo scopo
Chiarire lo scopo è fondamentale per avere qualsiasi collaborazione.
Tuttavia è ancora più importante che lo scopo della collaborazione sia ampiamente compreso e accettato da tutti i partecipanti.
Come sopra si è detto, l'aspetto più rilevante dello scopo è che rifletta un obiettivo comune, ovvero che tenga insieme i vari partecipanti.
Un importante aspetto di qualsiasi obiettivo condiviso è quello di produrre una "vittoria" per ogni persona o gruppo coinvolto. Ed i frutti del successo dovrebbero essere ripartiti in parti uguali, o almeno quasi uguali. Uno sforzo congiunto che produce per uno dei partecipanti un ritorno dieci volte superiore a quello ottenuto da ciascun altro partecipante in realtà non produce un risultato condiviso. Questo tipo di disparità è difficilmente vissuta come una situazione"win-win".

 La nota è stata tratta da:
”The Future of Business Collaboration”