Comunicare, Coinvolgere, Collaborare: queste tre azioni sintetizzano bene la complessità di un programma che tenga conto delle Persone, poste realmente al centro di ogni progetto UCC.

”Chiedere oggi quale è il ritorno di un investimento é sbagliato. Si dovrebbe, invece, chiedere quale sia il ritorno di un’azione di coinvolgimento delle persone”, Kevin Roberts, CEO of Saatchi & Saatchi Worldwide.
Nella domanda di ammissione alla selezione del Premio Collaborazione e Comunicazione Unificata, edizione 2012-2013, è stata inserita una voce specifica per valutare i progetti che parteciperanno al concorso.

Si tratta della:
Comunicazione e coordinamento degli utenti dei servizi di UCC.

Sotto questo capitolo vengono considerati;

- Piani di comunicazione e sensibilizzazione, utenti interessati, diffusione e incentivazione
- Impiego di strumenti di Social Network per promuovere l’uso della UCC.
- Modalità di coordinamento e gestione delle community
- Grado di formalizzazione (owner, content manager, policy ad hoc, ecc)

Prendendo spunto da una presentazione di Futurecom Business Solutions, sono stati elaborati questi 7 suggerimenti.  

1. In una chat - messagistica istantanea
   - Chiedere permesso, prima di entrare
   - Impiegare un linguaggio informale
   - Favorire un clima rilassato
   - Salutare prima di lasciare la chat
2. Nell’invito ad una riunione online
   - Includere una guida d’uso e comunicare quali saranno le apparecchiature necessarie
   - Consigliare ai partecipanti di accedere alla riunione qualche minuto prima dell’inizio per assicurarsi che audio e video funzionino bene.
   - Aggiungere il riferimento ad un numero di assistenza.
3. Prima della riunione on line
   - Provare audio e video
   - Preparare e caricare on-line presentazioni (ed eventuali sondaggi) in anticipo
   - Accedere 5-10 minuti prima dell’inizio
   - Dare il benvenuto ai partecipanti e supportarli per esigenze specifiche.
4. Riguardo all'ambiente di lavoro
   - Cercar di ridurre al minimo il rumore di fondo
   - Assicurarsi di non disturbare gli altri e di non essere interrotti
   - Spegnere o porre in silenzio telefoni e cellulari
   - Chiedere a chi genera un rumore di fondo durante la riunione di disattivare il microfono.
5. Connettività e prestazioni
   - Cercare di avere una connessione wireless
   - Controllare la durata della batteria del portatile e della cuffia auricolare
   - Chiudere i programmi e le applicazioni non correlati al tema della riunione.
6. Orari della riunione on line
   - Fare una pausa di qualche minuto dopo circa 45 minuti di effettiva durata della riunione.
   - Cercare comunque di limitare la riunione entro i 60 minuti.
7. Comunicazione
   - Sforzarsi di utilizzare il video, cioè la webcam per migliorare la comunicazione e l’effetto presenza dei partecipanti
   - Coinvolgere i partecipanti (in particolare quelli inattivi) rivolgendo loro domande e chiamandoli direttamente per nome
   - Formulare domande aperte al fine di coinvolgere più liberamente i partecipanti
   - Assumere e mantenere un tono paziente
   - Comunicare agli altri tramite messaggio o chat se si deve abbandonare la riunione

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