Cenni su come definire le strategie di impiego e le linee guida per l'uso dei Social Network professionali in azienda. Alcune informazioni sono tratte dalle attività svolte dai gruppi di lavoro che hanno partecipato alla "Giornata Giovani CMMC".

Premesse

Costruire un Social Network aziendale significa realizzare una serie di interventi per la comunicazione interna, tra cui:

• Scelta di una piattaforma che permetta di governare le molteplici informazioni che interessano i dipendenti di un'azienda
• Assicurazione di una varietà di canali di comunicazione ai dipendenti ed impiego di modalità di comunicazione più diretta ed efficace
• Promozione di maggiore collaborazione e co-generazione di idee e contenuti tra i dipendenti
• Raccolta di preziosi feedback dai dipendenti sui diversi interventi organizzativi e di business decisi dall'azienda.

L'idea di utilizzare all'interno dell'azienda un Social Network nasce dall'intento di avvicinare l'ambiente lavorativo all'ambiente esterno, in particolare alle modalità e stili di "vita comunicativa" delle giovani generazioni.

I benefici attesi sono di natura relazionale: comunità, clima, ascolto, cura dei problemi, coinvolgimento, scambio di idee.

La presenza di un Social Network permette di costruire rapporti diretti tra i vari utilizzatori, favorendo il dialogo anche tra persone che nelle svolgimento delle reciproche mansioni, difficilmente avrebbero la possibilità di farlo.

Cabina di regia

La gestione del progetto Social Network aziendale può essere affidata ad un gruppo ristretto di persone che amministrano il social come addetti alla comunicazione interna.

Tale gruppo di persone dispone di una sorte di regia della comunicazione che offre supporto ad ogni settore aziendale. Si tratta di specialisti che possono provenire dai seguenti settori: Risorse Umane, Organizzazione, Produzione, Tecnologie ICT, Pianificazione e controllo.

La regia del progetto pubblica sul Social Network notizie su vari temi - scelte strategiche dell'azienda, iniziative operative (piano ferie/matrice dei turni, ecc.), convention ed eventi - facendo in modo che tutti i dipendenti siano costantemente coinvolti e motivati alla partecipazione della vita aziendale.

Occorre garantire che ogni dipendente possa manifestare la propria opinione su quanto viene comunicato o proposto. Infatti, disporre del contributo di ogni singolo dipendente rappresenta una grande valore aggiunto per l'azienda.

Formazione utenti

Ogni dipendente dell'azienda ha accesso al Social Network con profili differenziati a seconda delle mansioni svolte, quindi, non tutte le informazioni sono accessibili ai diversi profili.

Con l'avvio del Social Network è necessario redigere le linee guide per l'uso, e tali linee guide devono essere costantemente aggiornate, anche con il contributo dei feedback degli utenti.

E' utile sin da subito chiarire quanto le relazioni professionali nell'ambito del Social Network devono differenziarsi (se devono differenziarsi) rispetto alle relazioni interpersonali.

Tutti gli utilizzatori devono essere formati, ed al fine di ridurre i rischi, soprattutto in termini di sicurezza, privacy ed abuso delle informazioni pubblicate on line, è necessario redigere alcune regole di comportamento.

Queste regole devono essere percepite dagli utilizzatori come strumento proattivo e non invasivo. La regia del progetto deve costantemente monitorare l'eventuale diffusione di informazioni sensibili.

Nel seguito si riporta un esempio di "regole di comportamento"