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SN: strategie e linee guida (prima parte)

Mario Massone / Giovedì 31 Ottobre 2013 11:56

Cenni su come definire le strategie di impiego e le linee guida per l'uso dei Social Network professionali in azienda. Alcune informazioni sono tratte dalle attività svolte dai gruppi di lavoro che hanno partecipato alla "Giornata Giovani CMMC".

bullet-arancio Premesse

Costruire un Social Network aziendale significa realizzare una serie di interventi per la comunicazione interna, tra cui:giornata2013 pic

  • Scelta di una piattaforma che permetta di governare le molteplici informazioni che interessano i dipendenti di un'azienda
  • Assicurazione di una varietà di canali di comunicazione ai dipendenti ed impiego di modalità di comunicazione più diretta ed efficace
  • Promozione di maggiore collaborazione e co-generazione di idee e contenuti tra i dipendenti
  • Raccolta di preziosi feedback dai dipendenti sui diversi interventi organizzativi e di business decisi dall'azienda.

L'idea di utilizzare all'interno dell'azienda un Social Network nasce dall'intento di avvicinare l'ambiente lavorativo all'ambiente esterno, in particolare alle modalità e stili di "vita comunicativa" delle giovani generazioni.

I benefici attesi sono di natura relazionale: comunità, clima, ascolto, cura dei problemi, coinvolgimento, scambio di idee.

La presenza di un Social Network permette di costruire rapporti diretti tra i vari utilizzatori, favorendo il dialogo anche tra persone che nelle svolgimento delle reciproche mansioni, difficilmente avrebbero la possibilità di farlo.social-imm

bullet-arancio Cabina di regia

La gestione del progetto Social Network aziendale può essere affidata ad un gruppo ristretto di persone che amministrano il social come addetti alla comunicazione interna.

Tale gruppo di persone dispone di una sorte di regia della comunicazione che offre supporto ad ogni settore aziendale. Si tratta di specialisti che possono provenire dai seguenti settori: Risorse Umane, Organizzazione, Produzione, Tecnologie ICT, Pianificazione e controllo.

La regia del progetto pubblica sul Social Network notizie su vari temi - scelte strategiche dell'azienda, iniziative operative (piano ferie/matrice dei turni, ecc.), convention ed eventi - facendo in modo che tutti i dipendenti siano costantemente coinvolti e motivati alla partecipazione della vita aziendale.

Occorre garantire che ogni dipendente possa manifestare la propria opinione su quanto viene comunicato o proposto. Infatti, disporre del contributo di ogni singolo dipendente rappresenta una grande valore aggiunto per l'azienda.

bullet-arancio Formazione utenti

Ogni dipendente dell'azienda ha accesso al Social Network con profili differenziati a seconda delle mansioni svolte, quindi, non tutte le informazioni sono accessibili ai diversi profili.

Con l'avvio del Social Network è necessario redigere le linee guide per l'uso, e tali linee guide devono essere costantemente aggiornate, anche con il contributo dei feedback degli utenti.

E' utile sin da subito chiarire quanto le relazioni professionali nell'ambito del Social Network devono differenziarsi (se devono differenziarsi) rispetto alle relazioni interpersonali.

Tutti gli utilizzatori devono essere formati, ed al fine di ridurre i rischi, soprattutto in termini di sicurezza, privacy ed abuso delle informazioni pubblicate on line, è necessario redigere alcune regole di comportamento.

Queste regole devono essere percepite dagli utilizzatori come strumento proattivo e non invasivo. La regia del progetto deve costantemente monitorare l'eventuale diffusione di informazioni sensibili.

Nel seguito si riporta un esempio di "regole di comportamento"

bullet-arancio Codice di condotta interno. Suggerimenti per l'utilizzo di SN.
(fonte: Abramo C.C. – Relazione per Giornata Giovani CMMC - ottobre 2013)

  • Inserisci i tuoi dati anagrafici sul tuo profilo
  • Associa al tuo profilo una tua foto
  • Vuoi che tutti rispettino la tua privacy? Ricorda è fondamentale che tu rispetti quella degli altri, soprattutto quella del cliente che stai gestendo
  • Non menzionare senza il loro consenso nominativi di altri dipendenti, di clienti o di fornitori
  • Non pubblicare foto o informazioni su altre persone senza il loro consenso
  • Sul nostro Social il motto è " No ai Pettegolezzi", non postare mai commenti negativi sul tuo lavoro, ma soprattutto su quello degli altri
  • "La Rete non dimentica", in una normale conversazione le parole si dimenticano presto, invece quello che posti sul Social non si cancella e gli altri lo potranno vedere e utilizzare anche in futuro
  • "Prima del Click usa la Testa", non postare la prima cosa che ti viene in mente, rifletti prima di condividere le tue idee e i tuoi pensieri. Monitora le discussioni ed eventualmente intervieni
  • Non copiare e incollare i contenuti del Social aziendale su altro Social
  • "Segui gli specialisti del tuo settore", impara e collabora con loro, un giorno potresti diventare tu uno specialista e gli altri ti seguiranno
  • Inserisci i tuoi dati anagrafici sul tuo profilo
  • Nel rispetto del codice non rimanere isolato " Interagisci"
  • "Vivi il Social con allegria e prudenza" non pubblicare contenuti che potrebbero incitare atteggiamenti violenti
  • Non esistono regole su come comunicare, utilizza il linguaggio che più ti rappresenta, la cosa importante è essere educati come nella vita reale
  • In tutti i casi di difficoltà e dubbi sull'utilizzo del Social fai riferimento alla Digital Room.
Ultimo aggiornamento Lunedì 04 Novembre 2013 11:43

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