Stiamo aggiornando e modificando le "domande di ammissione" ai premi del Forum UCC+Social e, rivedendo i vari argomenti che saranno oggetto delle valutazioni delle aziende che concorreranno ai premi, ci rendiamo conto di quanto sia di estremo rilievo l'impiego delle tecnologie UCC per le aziende italiane.

Obiettivi

Come sempre, tutto inizia dalla visione, la proiezione di uno scenario futuro.

Il modulo di adesione al concorso dei premi evidenzia che bisogna porsi l'obiettivo di come far gestire al management la flessibilità e la virtualità delle nuove attività dei collaboratori. Servono nuovi kpi per valutare ripartizione del tempo lavorativo, riduzione di viaggi, aumento giorni flexible-office, indipendenza dal luogo fisico di lavoro, ecc...

Occorre essere convinti che UCC sia una vera leva competitiva (time to market, aumento produttività, maggiore attrattività dell'azienda, maggiore collaborazione e/o fidelizzazione dei clienti, abbattimento contatti persi) e che serva per il miglioramento di prodotti e processi.

Inoltre deve essere chiaro l'obiettivo di armonizzare l'accesso ai servizi di comunicazione e collaborazione tramite una unica e facile interfaccia e di massimizzare l'interoperabilità e la compatibilità tra diverse tecnologie, con minimo impatto per chi le utilizza.

Infine, tra gli obiettivi da porsi non può mancare la scelta delle tecnologie, che, con la fornitura in modalità cloud, richiede particolari attenzioni per l'adozione (es. private, pubblico, ibrido) e per il modello di delivery, in outsourcing o gestito da reparto interno all'azienda.

Adozione e diffusione

Dopo che sono state scelte e attivate le tecnologie UCC, queste impegnano le aziende su almeno due versanti:

• - capire come cambia il loro impiego, ad esempio verificare il minor utilizzo delle e-mail e la crescita degli strumenti di instant messaging, che può essere il sintomo di una ricerca di minore formalità e più praticità e velocità nelle comunicazioni;
  
  
• - facilitare l'utilizzatore finale sin dai primi inevitabili momenti di difficoltà e dedicare intervalli di lavoro per migliorare l'uso dei servizi UCC, per rendere pervasiva la loro adozione e per creare senso di responsabilità nell'utilizzo dei nuovi mezzi resi disponibili dall'azienda.

Ricordiamo che la consapevolezza degli utenti circa gli strumenti UCC a loro disposizione agisce sulla adozione e sul grado di diffusione. Nel timore di superare le risorse tecnologiche disponibili e riservando risorse limitate solo a determinate categorie di dipendenti pre-selezionate, a volte si finisce per compromettere il tasso d'adozione.

Sul tema della estensione dei servizi UCC alla filiera di business, oltre a capire quali partner possono interagire meglio, occorrerebbe anche scoprire in quale modo lo fanno, valutando il livello di interoperabilità e federabilità raggiunto per un'esperienza veramente trasparente all'utente finale.

Comunicazione e coordinamento

Vanno attivati programmi di controllo sul clima aziendale correlato alle nuove modalità di lavoro.

I passaggi più rilevanti sono:

• - piani di comunicazione e sensibilizzazione
  
• - sondaggi sul livello di soddisfazione circa l'esperienza d'uso
  
• - iniziative correttive per aumentare o migliorare l'adozione

Si suggerisce anche di concentrarsi sulla comprensione e sulla valutazione di alcuni fattori, tra cui il livello di concentrazione sulle attività svolte e il tempo dedicato dagli addetti all'aggiornamento personale.

Inoltre, non bisogna trascurare l'impiego degli stessi strumenti di social network per promuovere l'uso delle UCC in azienda.

Se si seguono le strade sopra indicate, le tecnologie ed i servizi di Unified Communication e Social Collaboration potranno contribuire a trasformare le vecchie gerarchie organizzative e ad abbattere i silos funzionali, consentendo di valorizzare abilità e merito.

Collaborazione virtuale, nuova concezione degli uffici, nuove metodologie di lavoro: si tratta di cambiamenti profondi che hanno ripercussioni sulla nostra produttività lavorativa. Ma non stiamo dimenticando alcuni aspetti fondamentali in termini di efficienza, ad esempio l’impatto del rumore di fondo sulle nostre chiamate? Vedere infografica

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