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UCC etiquette

Giovedì 01 Dicembre 2011 10:54

Il posto di lavoro sta cambiando: mobilità e consumerizzazione sono spinte importanti.
Siamo sempre più connessi sia come telelavoratori che come lavoratori in movimento ed impieghiamo tecnologie e servizi ad uso personale anche per le attività professionali.

In questo mondo del lavoro è lecito chiedersi se trovano posto alcuni principi guida per l'uso efficace degli strumenti di comunicazione d'impresa: una sorta di “UCC etiquette”.

Come, quando e dove UCC deve essere utilizzata è fortemente dipendente dalla cultura delle organizzazioni e dalla volontà di innovare con al nuova tecnologia.
In alcune aziende gli addetti operano in un ambiente professionale con un basso rischio di abuso degli strumenti di comunicazione. In tal caso prevale la fiducia nei collaboratori e l’impiego dei servizi di UCC è una decisione personale, comunque basata sulle informazioni fornite dall’azienda circa le modalità di comunicazione.

In altre aziende si trascorre molto tempo su IM e conference on-line, ma quando questi strumenti non sono utilizzati con saggezza si può avere il dubbio che sottraggano tempo che potrebbe essere speso meglio altrove.
Come provocazione ci si può chiedere se un giorno senza IM e web conference sarebbe più produttivo!

Inoltre, quando si lavora in multitasking dovremmo fare una rapida valutazione delle varie attività che stiamo cercando di realizzare.
La modalità di comunicazione impiegata nelle nostre attività aiuta a contenere le distrazioni e a concentrarsi su un compito alla volta?
E’ stato rilevato che nel caso del il passaggio da un compito all'altro infligge un duro colpo alla produttività e si é evidenziato che:
- coloro che lavorano in multitasking hanno più difficoltà ad evitare le distrazioni rispetto alle persone che si concentrano su un compito alla volta.
- fare tante cose diverse in una sola volta può compromettere la capacità cognitiva.

Se si ha una scadenza da rispettare, é corretto sedersi dietro una postazione di lavoro con il proprio stato di IM impostato su occupato e con il telefono deviato sulla casella vocale?

Per coloro che si stanno ponendo l'obiettivo primario della formazione degli utenti di UCC su come comunicare in modo efficace, si suggeriscono alcune semplici domande, del tipo:
- quali informazioni desideri trasmettere?
- cosa vuoi che il tuo interlocutore faccia di conseguenza?

Inoltre le aziende lungimiranti dovrebbero predisporre delle linee guida per favorire un uso adeguato della UCC.
- come dovrebbero essere utilizzate queste linee guida?
- quando dovrebbero essere utilizzate?
- quando si deve prendere in considerare l'utilizzo di IM, invece di e-mail?
- quando si deve pianificare un incontro faccia a faccia invece di una telefonata?

Anche le società dell’offerta di UCC dovrebbero concentrarsi sul flusso di lavoro e consigliare - ad esempio - come si possa passare da un IM ad una conferenza, oppure aprire un progetto e invitare i team virtuali in modo semplice ed efficace.
L’attenzione dei vendor UCC si ampia: dalla interoperabilità al processo di comunicazione.

UCC permette più modalità di comunicazione rimuovendo i confini tra telefonata, e-mail e IM. Le informazioni sono condivise quasi in tempo reale con una drastica riduzione del tempo necessario per ottenere risposte e risolvere problemi.
Tuttavia sono le funzionalità di UC applicate dagli utenti a rendere più efficace ed efficiente la comunicazione all'interno delle applicazioni che usiamo ogni giorno.






Ultimo aggiornamento Giovedì 01 Dicembre 2011 13:30

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