Si presentano alcune modalità che possono favorire la collaborazione all'interno di una organizzazione, suggerimenti tratti dal white paper "Collaboration in culture and practice" prodotto da Citrix e SideraWorks.

1. Valutazione consapevolezza

Prima di seguire questa analisi, si ricorda quanto il Forum aveva promosso con l'iniziativa Manager Collaborativo.
Ora si suggerisce di fare l'assessment sulle seguenti aree:

• Valori culturali.
Quando si parla con le persone dell'organizzazione, come fanno descrivere i loro valori? Come si differenzia tale atteggiamento tra i diversi livelli dell'organizzazione, o nei vari reparti e unità di business? Questi valori sono tra di loro in conflitto o ben correlati? Ci sono modi per bilanciarli meglio?

• Leadership.
Come i vostri dirigenti sono coinvolti nella collaborazione come componente fondamentale della vostra cultura? Come descrivono "collaborazione " e quali pensano siano i benefici indotti per l'organizzazione? Come le loro azioni sembrano sostenere questa visione, oppure dove risultano scollegate?

• Struttura organizzativa.
Come sono definiti i vostri reparti e i team sull'organigramma?
Ritenete che questa rappresentazione agevoli o inibisca la collaborazione, e come? Ci sono aggiustamenti che possano essere realizzati per ridurre l'attrito nella comunicazione o per ridurre le barriere verso un maggior sforzo di lavoro collettivo?

• Ruoli.
Sono coinvolte le "persone giuste"? Ci sono lacune nelle competenze, capacità, o personalità e stili di lavoro che devono essere affrontate? Vi sembra di avere un'adeguata leadership per accrescere internamente lo sforzo di collaborazione?

• Conoscenza e comprensione.
Come credete che i vostri team siano predisposti verso la collaborazione? Sono entusiasti o scettici, o una via di mezzo? Ci sono progetti di collaborazione che si possono realizzare a breve, e cosa rende possibile il successo? Ci sono stati progetti falliti in passato, e avete una buona conoscenza dei motivi per cui non sono riusciti? Quanta formazione serve per socializzare i valori della collaborazione, gli approcci e le aspettative?

• Risorse disponibili.
Avete gli strumenti, i bilanci, i processi e le altre infrastrutture necessarie per espandere la cultura e i progetti di collaborazione? Se no, avete valutato cosa state perdendo?

2. Pianificazione scenari

"E se ...?" E' la domanda che si trova al centro di molte discussioni, soprattutto quando si devono esplorare nuove idee. Prendete il tema "sociale" come esempio, un'area che molte organizzazioni stanno esplorando in questo momento. La maggior parte delle persone vogliono capire il vantaggio potenziale derivante da un'organizzazione più trasparente in generale, i rischi di integrazione di pratiche sociali in tutta l'organizzazione e le possibili complicanze che potrebbero presentarsi con un cambiamento significativo delle modalità fondamentali di business.

Un modo pratico per affrontare questo tipo di problema consiste nell'organizzare una sessione di simulazione dello scenario. Raccogliete le persone interessate dei diversi reparti, considerando con attenzione chi potrebbe essere indirettamente influenzato da azioni di social business, o che potrebbe essere direttamente responsabile del loro successo. Coinvolgete tutti, dal personale al marketing, dai legali agli operativi.

Coinvolgete virtualmente anche i dipendenti di uffici remoti, utilizzando video conferenze che permettano di collegare tutti, dal momento che è davvero utile "vedere" le persone durante questi esercizi. Poi, condividete in brainstorming i casi migliori e gli scenari peggiori che si può immaginare possano essere creati dalle pratiche sociali.

Cosa succede se un progetto di collaborazione con un partner genera un rapporto teso?
Cosa succede se qualcuno condivide informazioni personali o riservate su una piattaforma aziendale aperta o su un social network?
Cosa succede se un cliente vi aiuta a trovare un difetto o una opportunità per uno dei prodotti di punta?

Date priorità a questi scenari. Quindi selezionatene alcuni per entrare nei dettagli.

Potete depositare la documentazione relativa a tali gli scenari in uno spazio di lavoro privato nella piattaforma di collaborazione interna per continuare il brainstorming nei dettagli, oppure potete inviarla ad un gruppo più ampio per lavorare su ulteriori scenari che potrebbero emergere in futuro.

Potrete scoprire interessanti dinamiche interpersonali e processi potenzialmente limitati o incompleti, risorse e percorsi decisionali.
Ed è possibile utilizzare ciò che si impara per elaborare linee guida o altri strumenti di governance e per aiutarvi a gestire meglio i programmi.
Soprattutto, avrete dimostrato sin dalla fase iniziale il valore di disporre di un team interdisciplinare per risolvere un problema di business attraverso la collaborazione. E una volta che si impara la modellazione dello scenario, è possibile utilizzare tale tecnica che per risolvere altre situazioni aziendali.

3 . Frameworks

Le aziende migliori con culture collaborative di maggior successo e più sostenibili hanno investito in infrastrutture che permettono loro di "essere parte di quello che sono, non solo di quello che fanno".

Per molte aziende all'avanguardia, ciò significa fare "collaborazione" non solo qualcosa che è bello avere, ma qualcosa che è deliberatamente progettato; in un'organizzazione che ha vari livelli di complessità , che richiede di definire sia una struttura di responsabilità sia un modo per ogni parte dell'organizzazione di essere rappresentati nei momenti di decisione strategica e di pianificazione.

Considerate la progettazione di uno hub di collaborazione (una sorta di laboratorio) nella vostra organizzazione, che può funzionare come un'autorità collettiva e un'ambasciata di questa nuova mentalità nei confronti dell'azienda. Fate in modo che tale hub sia rappresentativo di tutta l'azienda (vanno bene gli stessi gruppi che avete usato per la modellazione dello scenario), e concentratevi sul coinvolgimento delle persone con la passione e l'entusiasmo che la collaborazione può aiutare ad avere. Essi possono e devono incontrarsi e lavorare insieme con periodicità, sia di persona o virtualmente, e stabilire visione ed obiettivi per il gruppo che consentano di allineare la collaborazione con gli obiettivi del core business.

Lo hub può anche diventare l'ente responsabile della valutazione delle risorse, riferendo per le iniziative ad un executive management, riportando così la visione della direzione da condividere con il gruppo (se il dirigente non è un partecipante regolare), e sviluppare un programma di collaborazione che considera sia i pareri che gli aspetti pratici, e come entrambi possono essere meglio stabilizzati all'interno del business.

Formalizzando una infrastruttura a sostegno della cultura di collaborazione, i dipendenti sanno di avere le risorse ed il supporto organizzativo per i loro sforzi, e la società dispone di una struttura sostenibile che rende la collaborazione una funzione integrata nel business, piuttosto che solo un'idea astratta.

4. Comunità interna ed esperti

Spesso si dispone di un patrimonio di conoscenze e competenze all'interno dell'azienda, e gran parte di esso si trova oltre le descrizioni delle mansioni individuali.

Promuovere una cultura collaborativa comporta attingere alla conoscenza liberamente e con entusiasmo, e responsabilizzare gli individui a contribuire non solo in base al loro ruolo specifico, ma a diventare promotori del potenziale di condivisione e di scambio di conoscenze per migliorare i risultati di tutta l'azienda.

Molte organizzazioni pensano a come la collaborazione può produrre benefici per le loro iniziative esterne: vendite, marketing, innovazione e partnership. Ma uno dei più potenti benefici indotti dalla collaborazione è la creazione e la valorizzazione della comunità interna.

Trovate i vostri esperti su diversi argomenti, permettendo loro di auto identificarsi, di collegarsi con altri esperti, e riconosceteli pubblicamente e con il maggior entusiasmo possibile.

Il compito di questo gruppo è quello di aiutare a definire programmi di formazione per l'organizzazione su diversi argomenti, offrendo seminari, webinar, o altre iniziative interattive per aiutare altre persone interessate ed entusiasti di nuove aree di competenza.
Date a loro il tempo e l'autorità di esplorare argomenti al di fuori del loro tipico ruolo per evidenziare la diversità delle conoscenze nella vostra organizzazione e fornire esperienze arricchenti per gli esperti coinvolti.
Questi possono poi anche essere un'ottima risorsa per lo sviluppo di alcune procedure o linee guida per la collaborazione all'interno dell'azienda.

Incoraggiate i vostri esperti ad essere ambasciatori per le piattaforme tecnologiche su cui avete investito, per mostrare agli altri ciò che è possibile con un'appropriata combinazione di conoscenze e di strumenti.

5. Programmi pilota

Agire sui comportamenti culturali non è un processo di breve termine. In effetti, può essere una bella sfida farlo attraverso la discussione e la formazione.

I gruppi e gli individui hanno bisogno di vedere, toccare e sentire i benefici indotti dalla collaborazione prima di fare un investimento personale su di essa. E spesso, i dirigenti e i leader hanno bisogno di vedere come una iniziativa funzionerà in pratica su scala più piccola prima di essere disposti a finanziarne una in più ampia scala o come progetto permanente.

Uno dei modi migliori per testare i potenziali vantaggi e le sfide della collaborazione in un'organizzazione consiste nello messa a punto di un progetto pilota.

Scegliete una sfida specifica che state cercando di affrontare, ad esempio un piano per un nuovo prodotto da lanciare, o concentratevi su un'iniziativa di coinvolgimento dei dipendenti in corso, o lavorate con i partner per trovare delle modalità più innovative per sfruttare i rapporti interaziendali.

Poi chiedete ai partecipanti provenienti da tutta l'organizzazione, a tutti i livelli, dalle aree del business che risentiranno, direttamente o indirettamente, del progetto.

Formate una sorta di team di progetto ad hoc che sarà il "pilota" per questa iniziativa. Più questa squadra è traversale alle funzioni e diversificata, meglio è.

Ricordate che si sta lavorando per risolvere un problema, ma l'obiettivo a lungo termine è quello di incorporare questi tipi di approcci come valore culturale per l'organizzazione.

Incontratevi regolarmente e costantemente per delineare gli obiettivi, spiegare che tipo di cose pensate di dimostrare (utilizzando pratiche collaborative per risolvere questi problemi), e tenete traccia di ciò che si imparate lungo il percorso, includendo le sfide e i successi, molti dei quali possono essere imprevisti.

Utilizzate tutti gli strumenti che avete a vostra disposizione, come web conference, piattaforme di collaborazione e social network aziendali. Resistete alla tentazione di fare affidamento esclusivamente su strumenti come la e-mail a questo scopo, state cercando di mostrare le potenzialità del lavoro collaborativo e della tecnologia, e la e-mail mal si adatta nell'ambiente di lavoro collaborativo.

I programmi pilota possono essere eccellenti per aiutare a garantire un buy-in dei progetti, e per dimostrare gli ostacoli e i vantaggi di possedere una cultura collaborativa. Essi possono essere attivi per un determinato periodo di tempo (es. 6 mesi) o fino a che un determinato obiettivo sia raggiunto.

La stessa pratica di lavorare insieme per risolvere un problema specifico impiegando i principi della collaborazione è un ottimo modo per introdurre l'idea di collaborazione come valore fondamentale che può poi essere applicato universalmente.

Ricordate che "Collaboration is more than just a thing you do".

Consultate il white paper completo "Collaboration in culture and practice" (pdf)

McKinsey Global Institute valuta che una migliore collaborazione può incrementare la produttività e l'interazione tra i dipendentyi sino al 25%, con un effetto di quasi 600 milardi di dollari.